Apa itu Dokumen Massal?
Dokumen Massal adalah alat untuk membuat banyak dokumen PDF sekaligus dari satu daftar di Excel. Kamu cukup menyiapkan satu template (misalnya sertifikat pelatihan atau undangan rapat) lalu mengisi daftar penerima di Excel. Sistem membuat satu dokumen untuk setiap baris, lengkap dengan nama dan data masing-masing, lalu mengemas semuanya dalam satu file ZIP yang siap dibagikan atau dicetak.
Pekerjaan seperti ini biasanya dikerjakan satu per satu: menyalin template, mengganti nama, menyimpan sebagai PDF, lalu mengulanginya puluhan kali. Selain lama, cara itu rawan salah ketik dan salah nama file. Dengan Dokumen Massal, seratus sertifikat dibuat dengan proses yang sama seperti satu sertifikat.
Cocok untuk siapa?
- HR dan admin kantor: surat keterangan kerja, undangan rapat, surat edaran untuk banyak karyawan.
- Panitia acara dan pelatihan: sertifikat peserta, pemateri, dan panitia setelah acara selesai.
- Sekolah, kampus, dan komunitas: piagam penghargaan, sertifikat lomba, undangan wali murid.
- Usaha kecil: surat penawaran atau pemberitahuan yang sama untuk banyak pelanggan.
Cara membuat dokumen massal
- Verifikasi email dengan kode OTP. Tidak perlu membuat akun.
- Pilih template dari galeri (sertifikat pelatihan, piagam penghargaan, surat keterangan kerja, undangan rapat) atau dari template yang pernah kamu simpan.
- Sesuaikan desain: ubah teks, nama lembaga, penanda tangan, lalu unggah logo dan tanda tangan. Simpan template supaya bisa dipakai lagi.
- Unduh template Excel yang kolomnya sudah mengikuti template, lalu isi daftar penerima.
- Unggah dan periksa. Sistem menunjukkan berapa baris yang siap dicetak dan baris mana yang bermasalah, lengkap dengan nomor barisnya. Lihat pratinjau beberapa dokumen pertama secara gratis.
- Proses. Dokumen dibuat di latar belakang; kamu boleh meninggalkan halaman. Setelah selesai, unduh ZIP dari halaman ini atau dari lonceng notifikasi.
Memahami penanda
Penanda adalah bagian dokumen yang isinya berbeda untuk setiap orang. Penanda ditulis dengan dua kurung kurawal, misalnya {{nama}}, {{jabatan}}, atau {{nomor_surat}}. Setiap penanda otomatis menjadi kolom di template Excel. Saat dokumen dibuat, penanda diganti dengan isi kolom yang sama di setiap baris.
Gunakan huruf kecil dan garis bawah untuk nama penanda, misalnya {{tanggal_lahir}}, bukan spasi. Bagian yang sama untuk semua orang (misalnya nama acara atau tanggal pelaksanaan) cukup ditulis langsung di template tanpa penanda, sehingga kolom Excel tetap sedikit dan mudah diisi.
Tips mengisi Excel supaya tidak ada yang terlewat
Jangan ubah baris judul
Baris pertama berisi nama kolom yang dipakai untuk mencocokkan data dengan penanda. Sistem cukup toleran terhadap huruf besar-kecil dan tanda bintang, tetapi kolom wajib yang dihapus atau diganti namanya membuat file ditolak.
Isi semua kolom bertanda bintang
Kolom bertanda * wajib diisi. Baris dengan kolom wajib yang kosong tidak ikut dicetak dan ditunjukkan nomor barisnya saat pemeriksaan, sehingga kamu bisa memperbaikinya lalu memproses ulang baris tersebut.
Format angka panjang sebagai teks
Excel dapat mengubah angka panjang seperti NIK atau nomor induk menjadi format ilmiah atau membulatkan digit terakhir. Format sel tersebut sebagai Teks sebelum mengisi agar angka tercetak persis seperti yang kamu ketik.
Gunakan pratinjau
Pratinjau gratis menampilkan beberapa dokumen pertama persis seperti hasil PDF-nya. Periksa ejaan, posisi nama, dan tanda tangan sebelum mencetak semuanya.
Dokumen Massal vs mail merge di Word
Mail merge di Microsoft Word juga bisa membuat dokumen massal, tetapi hasilnya biasanya satu file besar yang masih perlu dipisah dan disimpan sebagai PDF satu per satu, dan pengaturannya cukup rumit bagi yang jarang memakainya. Dokumen Massal langsung menghasilkan satu PDF per orang dengan nama file sesuai nama penerima, dikemas dalam satu ZIP, dan bisa dipakai dari browser tanpa memasang aplikasi.
Batasan yang perlu kamu tahu
- Maksimal 10 dokumen per proses. Data yang lebih banyak bisa dipecah ke beberapa file.
- Tersedia dua tata letak: sertifikat (A4 mendatar) dan surat (A4 tegak). Kartu identitas belum tersedia.
- Logo dan tanda tangan dalam format PNG atau JPG, masing-masing maksimal 50 KB (kompres dulu kalau lebih besar). Tanda tangan dengan latar putih atau transparan memberi hasil terbaik.
- Teks dokumen mendukung tebal, miring, daftar, dan judul. Huruf dan warna khusus belum bisa diatur.
Privasi dan kredit
Data dari Excel hanya dipakai untuk membuat dokumen. Selama proses, data disimpan sementara dalam bentuk terenkripsi, lalu dihapus setelah selesai. File ZIP tersedia selama 24 jam dan hanya bisa diunduh oleh pemilik email setelah verifikasi, kemudian dihapus otomatis. Yang disimpan hanyalah template milikmu, dan itu bisa dihapus kapan saja, termasuk lewat menu Hapus Data. Rincian lengkapnya ada di Kebijakan Privasi.
Setiap 10 dokumen memakai 1 kredit Flash, dibulatkan ke atas, dan kredit dipotong di awal proses. Kalau proses gagal, kredit dikembalikan penuh. Kredit gratis tersedia saat pertama kali membuka tools, dan paket kredit bisa dibeli dengan QRIS. Satu saldo kredit berlaku untuk semua tools Pengen.